ユーザー事例・株式会社ジェイテクト様

Océ製品で、既存の図面管理システムのリプレース、機能と出力性能を大幅に向上。
社内全体のユーザ数を大幅に拡大し、社内の業務レスポンスを改善。急激な業務増にも余裕で対応。


■図面は製造業にとっての『血液』のようなもの
　図面は、株式会社ジェイテクト様のような製造業者にとって、最も重要な財産です。製造過程における最終マスターデータとして、業務のあらゆる局面で利用されます。図面は、業務を進行する上で絶対不可欠であり、いわば人間の体にとっての『血液』のような役割を果たしています。そのため、図面を社内で共有管理するシステムは、事業全体の収益性、競争力を左右する重要なものです。

　株式会社ジェイテクト様では、競合他社に先駆け、図面の電子化、一元化に取り組んできました。そして、電子化された全ての図面を共有管理する他社製の図面管理システムを導入し、運用していました。
　
■既存の図面管理システムの問題点
　既存の図面管理システムは、多くの課題を抱えていました。
　図面を閲覧、印刷するための端末には、高価なライセンスの専用アプリケーションが必要でした。また、システム的なセキュリティ機能を装備できず、端末を利用する人はどんな図面でも閲覧・印刷できてしまうという問 題もありました。そのため、導入は部署を限定し、同時利用できるユーザ数を30人に限定して運用していました。しかし、利用者数が増えるにつれ利用部署では、ライセンス不足が大きな問題になり、図面管理システムが電子化されても、図面の管理部署に印刷を書面で依頼し、管理部署の端末から出力する仕組みが必要だったのです。
　このような仕組みのため、印刷を依頼しても、なかなかすぐには図面を手に入れることができませんでした。それに加え、実際に手元に届くまで図面の内容が確認できないため、目的のものと異なった場合には、何度も印刷依頼を繰り返す必要がありました。エンジニアリング部 DE推進室 技術管理グループ GL浅野寿幸氏は、「（そのため）社内のあちこちから不便であると言う声が聞こえていました。」と、語っています。
　ビジネスプロセスが急激に電子化されるなか、システムのユーザ数が増大するにつれ全般的にシステム応答が遅くなりがちで、特に印刷要求に対して必要以上の時間がかかり、生産手配への影響も懸念されていました。そこで、株式会社ジェイテクト様では、既存の図面管理システムを刷新することを決断し、次期システムの検討を開始しました。

■他社に比べて突出した性能を　提供するオセのハードウェア
　日本オセの提案したシステムは、他社と比べて、その高いハードウェア性能が際立っていました。株式会社ジェイテクト様の評価によれば、オセのシステムの印刷能力（速度）は、他社と比べて約2倍の性能を実現していました。耐久性においても、競合他社に比べて突出していました。スキャナーの性能も、Océ ImageLogicによる自動画質調整機能を持ったオセの製品が、最も優れていました。また、他社の製品では、プリンターとスキャナーが一体化していたため、どちらかが故障した場合、システム全体が作動しなくなる危険がありました。 しかし、オセのプリンターとスキャナーは完全に独立しているため、スキャナーが故障した場合でもプリンターに影響が及ばないので、より安定した稼動を実現できます。
　株式会社ジェイテクト様は、こうしたオセのハードウェアの優れた性能に加え、製品の使い勝手のよさを高く評価し、日本オセの提案したシステムで、図面管理システムを刷新することを選択しました。「操作したら、すぐに 反応してくれるハードウェアであることは非常に大切なことなのです。」とDE推進室 技術管理グループ 角野孝直氏は語っています。

■オセのドキュメントソリューションにより、既存システムの有する機能の実現と、セキュリティ機能の強化
　株式会社ジェイテクト様の既存の図面管理システムは、標準的な図面管理システムの機能だけではカバーできない株式会社ジェイテクト様独自の仕様が数多く存在していました。新システムへリプレースするにあたり、日本オセは、業務プロセスを十分把握した上で既存システムの持つ機能を完全に再現するシステムを提供しています。
　さらに、日本オセは、セキュリティ強化策として、カスタマイズサービスにより、従来のシステムでできなかった1枚1枚の図面に誰が何時、印刷したのかを印字する機能と、図面単位に、ユーザへの印刷権限を付与すると いうアクセス管理機能を新しく追加しています。
　Web世代の図面管理システムでは、専用アプリケーションのライセンスに縛られないシステムが求められています。新システムでは、図面の検索、印刷の作業は、Web経由で、TIFFやPDFという汎用データフォーマットを、Windows標準のViewerや、Acrobat Readerといったフリーライセンスのアプリケーション を使って閲覧し、どこからでも印刷指示ができるようになっています。利用端末の制約がなくなり、かつセキュリティ機能が整備されたことで、社内全体で広範に利用できる体制が整いました。

■新システム稼動による様々なメリット
　新システムは、2004年の5月に稼動を開始しています。特に最近は予想以上に工作機械の生産量が増加していますが、これに対応する図面の出力増にも本社および東刈谷工場に設置されたOcé TDS800が難なくこなしています。エンジニアリング部 DE推進室 室長平野秀和氏は、「新システムが高い性能を備えているため、業務の増加にも十分に対応できています。これが前のシステムのままだったらとても対応しきれなかったでしょう。」と語っています。
　また、現在では当初DE推進室で考えていた以上の数の社員が図面管理システムの利用を希望したため、関連部署の社員のほとんど（約800名）が利用しています。新しくセキュリティの仕組みが整い、権限さえあれば、 必要なユーザが、図面の管理部署経由でなく、自分のパソコンから直接図面を検索し、近くのプリンターに印刷できるようになったため、多くの無駄な作業を排除することができました。エンジニアリング部 部長の神谷昭充氏は、「特に、以前は非常に手間がかかり、多くの人の手間を煩わせていた。人に頼まずに、必要な図面の検索作業が簡単になったことのもたらす効果は、図りしれないものがあります。」と語っています。
　特に、新図面管理システムは海外拠点からも利用できるようになっており、海外でのお客様へのサービス対応が今までよりも大幅にスピードアップすることができました。以前は、海外のオフィスでは、必要な図面を入 手するのに最低でも2、3日かかっていましたが、今では、それがリアルタイムで行えるよ うになっています。
　株式会社ジェイテクト様では、図面へのアクセスが効率化されることで、お客様への対応スピードが速くなり、売上・顧客サービスなどへのポジティブな影響を実感しています。エンジニアリング部担当 執行役員の渋川哲郎氏は、「新しい図面管理システムによる性能の向上により、売上へも大きな貢献をしているのはもちろんですが、お互いのやり取りのレスポンスが速まることで、社員同士の信頼関係が高まっているということも非常に重要なメリットです。」と語っています。